УТВЕРЖДЕНО
Приказом Уржумского районного
суда Кировской области
от "5" мая 2025 года № 8
 

ПОРЯДОК

выдачи судебных дел (иных материалов) для ознакомления,

подлинных документов (электронных документов) и их заверенных копий из архива Уржумского районного суда Кировской области

 Порядок выдачи судебных дел, находящихся в архиве Уржумского районного суда Кировской области (далее – суд), а также снятие с них копий регулируются Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 года № 56 (далее – Инструкция № 56), Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 года № 36 (далее – Инструкция №36).

1. Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (лица его замещающего) (далее – председателя суда).

Старший специалист 1 разряда отдела по обеспечению судопроизводства, ответственный за работу архива суда, (в период временного отсутствия, лицо замещающее по приказу) (далее – работник, ответственный за работу архива суда):

- выдает документальные материалы судьям, работникам аппарата суда;

- направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда;

- информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;

- выдает справки и выписки из архивных документов.

2. Выдача единиц хранения из архивохранилища регистрируется в книге выдачи единиц хранения во временное пользование (приложение № 27 Инструкции № 56).

3. Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник, ответственный за работу архива суда, в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае, если после возвращения дела, работником, ответственным за работу архива суда, выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда.

3.1. Единицы хранения, выдаваемые во временное пользование, должны иметь пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (приложение № 28 к Инструкции № 56).

Выдача единиц хранения, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии и не прошедших технического оформления и описания, может быть ограничена.

3.2. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку заголовков с описью дел;

проверку физического состояния дела.

3.3. Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати - на обороте последнего листа копии.

По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда.

Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.

По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

3.4. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

- одного месяца - для использования судьями, работниками суда;

- шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

3.5. Выдача архивных документов во временное пользование судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение № 25 к Инструкции № 56). При направлении запрашиваемых архивных документов почтой или другими видами связи в графе "Примечания" акта указываются реквизиты документа-запроса и сопроводительного письма суда, а также реквизиты входящего документа, которым они были возвращены. В этом случае проставление подписи работника организации-получателя в акте не требуется.

Выдача архивных документов судьям, руководителям структурных подразделений суда в целях реализации их служебных обязанностей производится при согласии председателя суда на основании служебной записки на выдачу единиц хранения.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

4. На место выдаваемых единиц хранения и описей дел должна помещаться (подкладываться) карта-заместитель единицы хранения (приложение № 29 Инструкции № 56). При возвращении единицы хранения карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.

5. Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется на основании их письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложению № 1 к Инструкции № 36.

6. Ознакомление с судебным делом производится в приемной суда дежурным помощником судьи в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов (приложение № 28 Инструкции № 56). При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится дежурным помощником судьи.

7. Ознакомление лицами, участвующими в деле; их представителями, а также иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в помещении суда в присутствии дежурного помощника судьи путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств на компьютере, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа к сети Интернет в залах судебных заседаний суда.

8. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

- обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

- потерпевшим;

- гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

- гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

- сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

- лицам, участвующим в административном деле;

- лицам, участвующих в деле об административном правонарушении;

-реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 года № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).

Указанные лица снимают копии по письменному заявлению.

Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда, подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения председателя суда. Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником, ответственным за работу архива суда, по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов (приложение № 35 Инструкции № 56) через приемную суда или почтовым отправлением.

10. Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление, судебный приказ) должны быть заверены подписями председателя суда, работника, ответственного за работу архива суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита «Подпись») проставляются штамп «Копия верна» (приложение № 30 Инструкции № 56) и гербовая печать суда.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется работником, ответственным за работу архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «Копия».

11. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью «пронумеровано и скреплено печатью листов, подпись » (приложение № 31 Инструкции № 56) с указанием суда, которым выдается копия документа. Подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

12. В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником, ответственным за работу архива суда, также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

13. Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний, а также архивные справки (приложение № 34 Инструкции №56) изготавливаются в срок, не превышающий пятнадцати календарных дней, со дня поступления соответствующего заявления.

14. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок из приемной суда передаются для отправки по почте работнику, ответственному за работу архива суда.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в листе использования документов.

15. Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председателя суда (лица его замещающего) по письменному заявлению (приложение № 32 Инструкции № 56), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

16. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению.

17. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет.

17.1. На письменном заявлении (приложение № 33 Инструкции № 56) председатель суда делает соответствующую отметку о поручении консультанту отдела по обеспечению судопроизводства  (далее –консультанту) изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

17.2. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации.

17.3. Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован консультантом, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.

17.4. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится консультантом на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.

17.5. Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче консультантом делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан консультантом. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

18. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле), а также справки по делам выдаются им работником, ответственным за работу архива суда, на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия — на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации через приемную суда, либо почтовым отправлением. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда.

18.1. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

18.2. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.

18.3. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

18.4. Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц осуществляется в таком же порядке.

19. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда  судебные дела направляются им в трехдневный срок работником, ответственным за работу архива суда.

20. Работник, ответственный за работу архива суда,  обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.        

В книге выдачи единиц хранения во временное пользование  отмечается: когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда и кем оно возвращено (приложение № 27 Инструкции № 56).

21. В случае поступления в суд заявления взыскателя (либо его представителя) о выдаче (направлении) исполнительных документов по судебным делам, находящимся в архиве суда, их оформление, направление (выдача) осуществляются в порядке и сроки, установленные Инструкцией № 36 ответственными лицами за выдачу исполнительных документов по приказу председателя суда.

22. Порядок хранения в архиве суда изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов, депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов определяется в соответствии с Инструкцией №36.

Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам.